Du kjenner det godt. Klokka er kvart over fire, du har akkurat ryddet bilen for støvet etter dagens rivning, og kunden ringer for å spørre om sluttregningen. Du tenker at jobben gikk bra — men gikk den egentlig bra? Var det de ekstra sparkeltimene som spiste opp marginen? Den ene turen til Maxbo som du glemte å fakturere videre? Den lærlingen som ble stående og vente i to timer fordi rørleggeren ikke kom?
Tradisjonelt finner håndverkere svaret på den slags spørsmål en gang i året, når regnskapsføreren ringer og sier «du burde nok ta litt høyere timepris». I Konrad får du svaret mens jobben fortsatt pågår.
Hva er egentlig prosjektregnskap?
Prosjektregnskap betyr at hver krone — og hver time — knyttes til en konkret jobb. I stedet for at alt havner i en stor pott, får hvert bad, hver tilbygg og hver kjøkkeninstallasjon sin egen lille resultatregnskap.
Du får svar på spørsmål som:
Hvor mye har vi brukt på materialer på dette prosjektet?
Hvor mange timer har vi egentlig lagt ned, sammenlignet med tilbudet?
Tjener vi penger på badprosjekter, eller er det egentlig kjøkken som bærer firmaet?
Og det viktigste: er vi i ferd med å gå over budsjett — mens vi fortsatt rekker å gjøre noe med det?
Slik setter du opp et prosjekt i Konrad
Det starter når du vinner jobben. Du oppretter et prosjekt — for eksempel «Bad Skogveien 12» — og legger inn:
Prosjekttype (for håndverkere typisk Implementering eller en egendefinert type som Renovering, Nybygg, Servicejobb)
Prosjektleder — den i firmaet som har ansvaret. Bas, formann, eller deg selv
Budsjett — beløpet du ga i tilbud
Estimerte timer — så Konrad kan følge med på timebudsjettet
Status — Planlegging mens du venter på oppstart, Pågår når dere er i gang
Tar det fem minutter? Kanskje. Men de fem minuttene er forskjellen på å vite hvor du står, og å gjette.
Timeføring som faktisk blir gjort
Her er den ærlige sannheten: prosjektregnskap fungerer bare hvis timene blir registrert. Og håndverkere er ikke kjent for å elske timeregistrering.
Derfor har vi gjort det så friksjonsløst som mulig. Lærlingen din kan stemple inn på mobilen i pausen. Du kan si til Konrad — bokstavelig talt si det høyt: «Før fire timer på Bad Skogveien i dag» — og det er gjort. Konrad Voice fungerer i Chrome, Edge og Safari, og er laget nettopp for folk som har fulle hender og skitne fingre.
Hver timeføring må knyttes til et prosjekt, en arbeidsordre eller en beskrivelse. Det høres kanskje strengt ut, men det er denne lille regelen som gjør at rapportene faktisk blir nyttige når måneden er over.
Kvitteringer fra Maxbo, Bauhaus og Byggmakker
Dette er der det blir riktig hyggelig. Når du står i kassa på Maxbo med en armlengde sponplater, tar du opp mobilen, åpner kvitteringsskanneren i Konrad, og knipser kvitteringen.
Konrad leser leverandør, beløp, dato og MVA automatisk. Du velger hvilket prosjekt det gjelder — Bad Skogveien — bekrefter med ett trykk, og så er materialene bokført på riktig prosjekt. Ferdig før du har kommet ut til bilen.
Ingen sko-eske med kvitteringer. Ingen panikkleting på fredag ettermiddag. Ingen «hvor i alle dager kjøpte jeg den skinnen?»
Når Konrad gir deg et lite vink
Dette er funksjonen vi liker aller best: Prosjektlønnsomhetsvarsel.
Konrad sjekker prosjektene dine i bakgrunnen og merker hver enkelt med en farge:
Grønn — På plan. Fortsett som du gjør.
Gul — I faresonen. Noe begynner å skure. Kanskje rekker du å gjøre noe med det.
Rød — Over budsjett. Tid for en samtale med kunden, eller en kritisk titt på timeestimatet.
Blå — Fullført. Lønnsom eller ikke, jobben er i mål.
Og det stopper ikke der. Konrad kommer med konkrete forslag: «Bad Skogveien har brukt 80 % av timebudsjettet med 40 % av arbeidet igjen. Vurder å diskutere scope-endring med kunden, eller fakturere det utførte arbeidet nå.»
Det er som å ha en regnskapsfører som titter over skulderen din — bare uten timeprisen.
Bokføringsregler som passer på deg
Hvis du kjenner deg selv litt for godt, vet du at det er fristende å hoppe over prosjektnummeret når man er sliten en torsdag. Da kommer Bokføringsregler til unnsetning.
Du kan sette opp en regel som sier: «Konto 4300 (varekostnad) skal aldri bokføres uten prosjektnummer.» Hvis noen prøver, blir bilaget stoppet med en vennlig melding. Ingen materialer slipper igjennom uten å havne på riktig jobb.
Det er disiplin, men det er den slags disiplin som du takker deg selv for når året er omme.
Fakturering med prosjekter som ryggrad
Når jobben er ferdig — eller når du vil ta en delfaktura underveis — kan du fakturere direkte fra prosjektet. Timene som er ført, materialene som er bokført, og eventuelle påslag du har avtalt, ligger der klare.
Du kan velge å fakturere alt, eller bare deler. Du kan legge ved bilder fra prosjektvedlegg-mappen — der dokumentasjon, tegninger, BVN-skjemaer og signerte avtaler ligger samlet. Kunden får en ryddig faktura, og du får betalt for faktisk utført arbeid i stedet for et magefølelse-estimat.
Hva kan du faktisk få ut av det?
La oss ta deg, om seks måneder. Du sitter på kontoret en regnvåt tirsdag og åpner timerapporten. Du krysser av Timer per prosjekt og ser:
Bad Skogveien 12: Tilbud 180 timer, brukt 167. Margin 28 %. Grønn.
Tilbygg Lia 4: Tilbud 320 timer, brukt 401. Margin 4 %. Rød.
Servicejobb Olsen: Tilbud 12 timer, brukt 11. Margin 41 %. Grønn.
Det du oppdager er kanskje at servicejobbene faktisk er den beste delen av forretningen din. Eller at tilbygg krever 25 % mer tid enn du tror, hver gang. Eller at lærlingen er dobbelt så rask på kjøkken som på bad.
Det er den typen innsikt du ikke får i en bunke kvitteringer og en magefølelse. Det er den typen innsikt som over tid endrer hvilke jobber du sier ja til, hvilke kunder du beholder, og hvilken timepris du tar.
Slik kommer du i gang
Du trenger ikke kaste deg utpå alt på en gang. Vår oppskrift for håndverkere som er nye til prosjektregnskap:
Opprett ett prosjekt for den neste jobben din. Ikke alt på en gang — bare én.
Be alle på jobben føre timer mot dette prosjektet. Bruk mobilen.
Skann kvitteringene med kameraet i Konrad-appen idet du står på byggevarehuset.
Sjekk lønnsomhetsvarselet én gang i uka. La det bli en kaffevane.
Når jobben er ferdig — se på tallene. Stemte tilbudet? Hva lærte du?
Etter to-tre prosjekter begynner du å kjenne deg igjen. Etter et halvt år har du tall som fortjener å kalles innsikt. Og etter et år lurer du på hvordan du klarte deg uten.
Vil du teste prosjektregnskap for ditt firma? Start en gratis prøveperiode i Konrad — vi hjelper deg gjennom oppsettet, og første prosjekt er klart på under ti minutter.
