Når et inngående bilag er ferdig parset av AI, skjer følgende:

1. Regelmotor — Konrad sjekker godkjenningsregler i prioritetsrekkefølge
2. Tildeling — Hvis en regel matcher, tildeles bilaget en godkjenner og status endres til «Til godkjenning»
3. Godkjenning — Godkjenneren ser bilaget i «Mine godkjenninger» og kan godkjenne eller avvise
4. Bokføring — Etter godkjenning er bilaget klart for regnskapsansvarlig som attesterer og bokfører

Hvis ingen regel matcher, går bilaget direkte til økonomiavdelingen som før.

1. Gå til Økonomi → Godkjenningsregler
2. Klikk Legg til regel
3. Gi regelen et navn (f.eks. «Store fakturaer til daglig leder»)
4. Velg betingelse:
   • Alle bilag — matcher alle inngående bilag
   • Beløp over — matcher bilag med beløp over en gitt grense (f.eks. kr 10 000)
   • Leverandør — matcher bilag fra en bestemt leverandør
   • Avdeling — matcher bilag knyttet til en avdeling
5. Velg godkjenner:
   • Bestemt bruker — velg en navngitt person
   • Avdelingsleder — rutes til lederen for tilhørende avdeling
   • Rolle — rutes til første bruker med en gitt rolle (f.eks. daglig leder)
6. Sett prioritet — lavere tall = høyere prioritet. Første regel som matcher vinner
7. Klikk Lagre

1. Gå til Mine godkjenninger i sidemenyen (badget viser antall ventende)
2. Klikk Se og godkjenn på bilaget du vil behandle
3. Se gjennom bilaget: leverandør, fakturanummer, beløp, MVA, konto og filforhåndsvisning
4. Skriv eventuelt en merknad (valgfritt ved godkjenning)
5. Klikk Godkjenn

Bilaget går nå videre til regnskapsansvarlig for endelig attestering og bokføring.

1. Åpne bilaget fra Mine godkjenninger
2. Klikk Avvis
3. Skriv en begrunnelse (obligatorisk, 5-500 tegn)
4. Klikk Avvis for å bekrefte

Bilaget settes til «Avvist» og begrunnelsen lagres som kommentar. Regnskapsansvarlig kan se begrunnelsen i bilagsdetaljene.

For å bruke «Avdelingsleder» som godkjenner-type må du sette opp avdelingsledere:

1. Gå til Innstillinger → Avdelinger
2. Rediger en avdeling og velg Leder
3. Lagre

Bilag som rutes til «Avdelingsleder» vil automatisk gå til lederen for den relevante avdelingen.

Alle handlinger i godkjenningsflyten lagres som kommentarer med sporbar historikk:

• Godkjenning
  — Valgfri merknad fra godkjenneren
• Avvisning
  — Obligatorisk begrunnelse fra godkjenneren
• Merknad
  — Generelle kommentarer fra hvem som helst i flyten

Kommentarene er synlige for alle som har tilgang til bilaget — både godkjenner og regnskapsansvarlig.

• Start med én enkel regel (f.eks. «Alle bilag til daglig leder») og utvid etter behov
• Bruk beløpsgrenser for å slippe gjennom småbeløp uten godkjenning: f.eks. regel «Beløp over 5000» til daglig leder
• Sett opp avdelingsledere for automatisk routing basert på avdeling
• Merknader ved godkjenning er nyttige for revisjonsspor — skriv f.eks. «Godkjent iht. avtale»
• Regler med lavere prioritetstall evalueres først — plasser de mest spesifikke reglene (leverandør, beløp) øverst, og en «Alle bilag»-regel nederst som fallback