Bokføringsregler
Definer egne regler som kontrollerer bokføringen automatisk. Blokker feilkonteringer, krev godkjenning for store beløp, eller sørg for at obligatoriske felt alltid fylles ut.
- Gå til Innstillinger → Regnskap
- Finn Bokføringsregler-seksjonen
- Klikk Ny regel
- Velg Når (ved postering, opprettelse eller ny linje)
- Velg Hvis (betingelse) og konfigurer
- Velg Så (handling: advarsel, blokker, krev godkjenning)
- Klikk Opprett
- Beløp over terskel — Aktiveres når bilagets totalbeløp overstiger et angitt beløp. Kan begrenses til en spesifikk leverandør.
- Konto krever felt — Aktiveres når en konto brukes uten et påkrevd felt (prosjekt, avdeling, kontakt eller beskrivelse). F.eks. «Konto 7700 skal aldri brukes uten prosjektnummer.»
- Leverandør krever godkjenning — Aktiveres for alle bilag fra en spesifikk leverandør, eventuelt over et minimumsbeløp.
- Konto blokkert — Forhindrer bruk av en spesifikk konto helt. Nyttig for utgåtte eller feilbrukte kontoer.
- Advarsel (gul) — Viser en melding, men lar brukeren fortsette. Nyttig for påminnelser.
- Blokker (rød) — Forhindrer postering. Brukeren må rette feilen først.
- Krev godkjenning (blå) — Bilaget må godkjennes av en annen bruker før postering.
- «Alle bilag over 50 000 kr krever godkjenning» — Beløp over terskel + Krev godkjenning
- «Bilag fra Byggmester AS over 100 000 kr skal blokkeres» — Leverandør + Beløp + Blokker
- «Konto 7700 skal aldri brukes uten prosjektnummer» — Konto krever felt (prosjekt) + Blokker
- «Konto 9999 er utgått og skal ikke brukes» — Konto blokkert + Blokker
- «Vis advarsel ved bruk av konto 6800 uten avdeling» — Konto krever felt (avdeling) + Advarsel
- Aktiver/deaktiver — Pause en regel midlertidig uten å slette den
- Rediger — Endre betingelser eller handlinger
- Slett — Fjern regelen permanent
- Egendefinert melding — Skriv en tydelig melding som forklarer hvorfor regelen finnes
- Start med advarsler — bytt til blokker når du er sikker på at regelen fungerer riktig
- Bruk «Konto krever felt» for å sikre konsistent bruk av prosjektnummer og avdeling
- Blokker utgåtte kontoer for å forhindre at noen bruker dem ved en feil
- Kombiner med Avviksdeteksjon — regler forhindrer feil, avviksdeteksjon finner dem
- Skriv tydelige egendefinerte meldinger slik at brukeren forstår hvorfor bilaget stoppes