Prisen følger arbeidet, ikke bare antallet. Et bilag som posterer seg selv koster kontoret nesten ingenting; et som må åpnes koster minutter. Konrad teller de to hver for seg.
Et bilag regnes som manuelt behandlet når noen på kontoret har attestert eller godkjent det. Alt annet — hvordan bilaget kom inn, hvor sikker tolkningen var — beskriver bilaget, ikke arbeidet.
Et mobilbilde som posterer seg selv kostet faktisk ingenting, og prises deretter. Nivået følger bilaget helt til det faktureres.
Modellen tåler fire elementer samtidig, som er slik norske byråpriser vanligvis ser ut:
- Grunnpakke — fast beløp per måned
- Pris per bilag — per type, delt på automatisk og manuelt
- Trappetrinn — volumrabatt fra et gitt antall bilag
- Minstepris — gulv for stille måneder
Rabatten regnes av bilagsprisen, ikke av grunnpakken.
Under Administrer ligger månedens grunnlag: hver bilagsgruppe med antall, enhetspris og sum, og hele listen over de enkelte bilagene med dato, beløp og håndteringsmåte.
Det er denne listen du åpner når klienten spør hvorfor fakturaen ble som den ble.
- Åpne bilagslisten under grunnlaget
- Klikk Utelat på bilaget
- Oppgi begrunnelse, for eksempel «Duplikat av F-1042»
Raden slettes aldri. Den blir stående med begrunnelse og hvem som utelot den, slik at klientens spørsmål kan besvares. Ta inn angrer.
Bilag som allerede er fakturert kan ikke utelates eller endres.
Klientoversikten viser hva måneden koster så langt og et anslag ved månedsslutt, fremskrevet fra antall dager som er gått. En avsluttet måned viser sitt endelige tall.
Automatiseringsgraden — andelen bilag ingen tok i — vises sammen med grunnlaget, og er et godt utgangspunkt ved reforhandling.
- Bilag registreres automatisk når de er ferdig tolket; bilag under tolkning eller avvist telles ikke
- Samme bilag telles bare én gang, uansett hvor mange ganger det ses
- Høy automatiseringsgrad er et salgsargument overfor klienten — og et grunnlag for rabatt